Lô hàng nhập khẩu kem chống nắng Ấn Độ có L/C và kiểm hàng trước khi mở tờ khai

Đây là lô hàng Vngrow làm thủ tục nhập khẩu kem chống nắng trọn gói cho khách hàng giao door to door.

Lô hàng này Vngrow đứng vai trò là công ty forwarder cung cấp dịch vụ logistics.

Điểm nhấn của lô hàng:

• Đàm phán mua hàng theo incoterm FOB nhưng người bán lại yêu cầu người mua đến nhà máy lấy hàng
• Lô hàng kí kết từ tháng 3, mở LC cuối tháng 4 và đến tháng 31/07 mới giao hàng và đến tháng 11 người mua mới lấy được hàng
• Lô hàng bị delay lịch lấy hàng 4 lần do người bán sản xuất không kịp, tranh chấp chứng từ, thiếu sót thủ tục xuất khẩu phía người bán, bão lũ, sập cầu, hư đường, bị phong toả
• Agent coloader thiếu sót nghiệp vụ dẫn đến Vngrow phải can thiệp trực tiếp để xử lí, kiểm soát rủi ro
• Vngrow mở toàn bộ lô hàng kiểm tra trước khi khai báo hải quan và xử lí rõ ràng, có kết quả niêm phong của hải quan giám sát
• Vngrow điều đình tổ chức họp qua zoom để người bán, người mua có phương án xử lí.
• Điều chỉnh khoản giảm giá, giảm thuế nhập cho người nhập khẩu theo thoả thuận sau cuộc họp

Thông tin lô hàng:

• Incoterm: FOB nhưng làm theo EXW
• Pickup: Village Karuana, Near MDC Pharmaceuticals,Sai Road, Baddi, Solan, Himachal Pradesh, 173205, India (Sâu trong nội địa Ấn Độ gần dãy Himalaya và cách cảng Nhava sheva hơn 1700 km)
• Delivery: Quận 10, Hồ Chí Minh
• Volume: 3.5 CBM
• Quantity: đặt hàng 10.000 pcs nhưng thực giao 9777 pcs
• Commodity: Sunscreen – Kem chống nắng

Sau khi kí đơn đặt hàng và mở L/C. Khách hàng đã liên hệ Vngrow để kiểm tra giá vận chuyển từ Ấn Độ về Hồ Chí Minh, Vietnam vào tháng 5 để check giá và chờ nhà cung cấp sản xuất hàng.

Các vấn đề của lô hàng tại Ấn Độ

Kí hợp đồng FOB nhưng yêu cầu đến kho lấy hàng và thay đổi số lượng hàng liên tục 3 lần

Theo đơn đặt hàng (purchaser order) thì lô hàng được bán theo Incoterm FOB tại Delhi, số lượng 10.000 hộp.

Tuy nhiên, người bán không chịu giao hàng theo đúng Incoterm mà yêu cầu người mua phải đến lấy và tự làm thủ tục hải quan như Incoterm EXW.

Dù rất bức xúc nhưng người mua vẫn đồng ý vì không muốn mất thời gian.

Ngày mở L/C là 23-04-2023, ngày hết hạn là 23-06-2023, người bán đã có hơn 30 ngày để chuẩn bị hàng nhưng vẫn chây ì, chậm chạp sản xuất hàng.

Khi agent của Vngrow tại Ấn Độ liên hệ để sắp xếp lịch tàu từ đầu tháng 6 thì người bán không phản hồi mà kéo dài thời gian đến 16-06 mới báo dự kiến tuần sau mới xong hàng thì đã trễ lịch cut off và quá hạn L/C.

Từ khi báo hàng đã chuẩn bị sẵn sàng, người bán đã có những dấu hiệu thiếu kiểm soát hàng hoá khi liên tục thay đổi quy cách đóng gói và số lượng hàng.

Thay đổi số lượng hàng lần 1: người bán thông báo hàng sẽ đóng gói theo quy cách 80 hộp/thùng. Tổng số lượng là 126 thùng = 80*126 = 10.080 hộp

Thay đổi số lượng hàng lần 2: người bán thông báo nhà máy nói đóng hàng quy cách 80 hộp/thùng không được nên sẽ thay đổi và đóng gói 64 hộp/thùng. Tổng số lượng 126 thùng = 64*156 = 9984 hộp

Ngày 23/06/2023, người bán thông báo hàng đã sẵn sàng để đến lấy và đó cũng là ngày L/C hết hạn – Trễ lịch lấy hàng lần 1

Tuy nhiên, khi Vngrow tính số lượng hàng và số tiền không khớp đơn đặt hàng thì người bán lại thông báo số lượng hàng thay đổi một lần nữa!

Thay đổi số lượng hàng lần 3: vẫn giữ quy cách 64 hộp/thùng tuy nhiên tổng số thùng chỉ còn 153 thùng thay vì 156 như trước đó.
Tổng lượng hàng là: 64*153 = 9792 hộp

Chứng từ người xuất khẩu làm sai sót rất nhiều

Sau khi thay đổi lần 3, Vngrow đã yêu cầu người xuất khẩu gửi chứng từ để kiểm tra trước vì Vngrow đã thấy nhiều rủi ro và thực sự đúng như vậy. Invoice người bán gửi qua sai rất nhiều:

1. Sai số purchaser order và ngày ký 
2. Hàng bán cho người mua, giao hàng về Việt Nam treo hợp đồng và có quy định rõ trên L/C “ANY PORT IN HO CHI MINH, VIETNAM” nhưng người bán vẫn ghi counntry of final destination: Singapore
   Có thể người bán sửa invoice theo chứng từ mẫu và quên sửa mục này, điều này thể hiện sự bất cẩn của người xuất khẩu sẽ làm tăng rủi ro cho người nhập khẩu.
3. Port of discharges, final destination ghi chung là Vietnam, không ghi rõ cảng
   Port of loading và place of receipt cũng không ghi tên nước, chỉ ghi tên cảng là chưa đủ.
4. Ngày sản xuất và ngày hết hạn ghi chung chung, không có năm. Đây là một sự quá thiếu chuyên nghiệp của người bán.
   Ngày sản xuất – Mfg Date:  Jun-23 (23/06)
   Ngày hết hạn – Expiry Date: June-25 (25/06) Vngrow đã liên hệ người bán hỏi chính xác ngày sản xuất và năm hết hạn. Thì năm hết hạn là 2025, năm sản xuất là 2023 theo đúng đơn đặt hàng chứ không phải hàng tồn kho.
5. Số lượng hàng trên invoice: 9776 hộp lại không khớp với số lượng đã thay đổi 3 lần trước
6. Do số lượng thay đổi nên tổng số tiền cũng thay đổi không khớp với hợp đồng và L/C
7. Phần Term of delivery and payment: Người xuất khẩu không thể hiện phương thức thanh toán L/C, số L/C

Theo lịch trình người bán đã thông báo ngày 23/06 thì hàng đã ready và có thể đến pickup vào 12:30 PM ngày hôm sau tức là 24/06.

Thứ 2 ngày 26/06, Vngrow đã được agent thông báo khi đến lấy hàng thì người bán không giao hàng mà giữ hàng vì chờ xác nhận L/C từ ngân hàng nhưng không thông báo trước làm phát sinh chi phí pickup – Trễ lịch lấy hàng lần 2

Shipper yêu cầu đổi cảng, giao hàng trực tiếp đến Nava Sheva để bắt kịp tàu tuy nhiên lại sai với hợp đồng và L/C.

Ngày 27/06, Vngrow mới nhận được thông báo từ agent là người xuất khẩu chưa đăng ký với hải quan tại cảng xuất và để đăng ký sẽ mất thêm thời gian 6-7 ngày.

=== Trích dẫn ===

Pls note shipper have not done the custom Registration process, it will take 6-7 days to complete

Once custom Registration is completed we will advise the pick-up planning.

If we arrange the pick-up without Registration, we need to keep the cargo in warehouse until Registration process complete, Unnecessary we need to pay storage charges.. Pls help us to explain to consignee.

=== Hết trích dẫn ===

Sau khi gọi điện trao đổi trực tiếp với shipper và agent tại Ấn Độ, Vngrow đã hiểu được shipper mong muốn đổi cảng là vì họ chưa đăng ký thông tin với cảng nên không thể cho hàng vào kho làm thủ tục xuất tại Tughlakabad, Delhi được. Dù rằng sau đó hàng vẫn sẽ được load về Nava Sheva để lên tàu.

Chú thích: Tughlakabad, Delhi là cảng cạn

Trong trường hợp này, Vngrow cũng rất khó chịu với cách làm hàng thiếu chuyên nghiệp của coloader Việt Nam và agent tại Ấn Độ vì khi delay pickup lần 1, agent đã phải liên hệ Shipper để chuẩn bị các thông tin cần thiết nhưng lại để khi miss pickup lần 2 mới thông báo phát sinh chuyện đăng ký với cảng làm kéo dài thời gian.

Người xuất khẩu thông báo việc đăng ký với cảng sẽ hoàn thành vào tối thứ 3 và thông báo với agent India có thể pickup bất cứ lúc nào đăng ký xong.

Theo lịch trình mới thì lô hàng sẽ cut off vào 12 July, thời gian vận chuyển từ nhà máy đến Delhi làm thủ tục hải quan và di chuyển đến Nava Sheva mất 6 ngày nên hàng phải được pickup vào 05 July.

Theo time line này thì thời gian rất gấp để có thể bắt kịp tàu nhưng người bán vẫn không có gì vội vã và agent cũng không cập nhật bất kỳ thông tin gì.

Đây là lỗi của Vngrow khi chọn sai đối tác để vào thế bị động.

Đến ngày 05, Vngrow đã email hối đại lý cập nhật liên tục tình trạng lô hàng dự kiến mấy giờ lấy hàng và đã lấy hàng chưa và được cập nhật như sau:

Đến sát giờ pickup hàng lại phát sinh shipper chưa đăng ký với hải quan ICD, TKD (hải quan cảng cạn, depot)

Dù đã yêu cầu rất nhiều lần với agent tại India làm file check list các công việc, chứng từ cần thiết để xuất khẩu gửi cho shipper để chuẩn bị. Nhưng agent vẫn không làm và phát sinh từ vấn đề này đến vấn đề khác.

Đây là một đặc điểm cực kỳ khó chịu khi làm việc với agent tại Ấn Độ vì cách làm việc thiếu chuyên nghiệp.
Họ làm việc không theo một kế hoạch hay quy trình nào dù bạn có nói thế nào thì họ vẫn làm theo ý họ.

=> Theo lịch trình này thì lô hàng lại tiếp tục bị delay sang lịch tiếp theo cut off ngày 17 July. Nghĩa là hàng phải được pickup vào ngày 10 July hoặc sớm hơn khi người xuất khẩu đã đăng ký xong với ICD – Trễ lịch lấy hàng lần 3

Và mọi chuyên chưa dừng lại khi đến ngày pickup lần 4 10 July, Vngrow tiếp tục nhận được thông tin:

Xin lưu ý có 2 cách để đến nhà máy người giao hàng nhưng cả hai con đường đều không hoạt động vì hư hỏng nặng và cầu vượt bị gãy. 

Chúng tôi sẽ sắp xếp lấy hàng khi đường đến nhà máy của người giao hàng hoạt động lại.

Xin lưu ý rằng tình hình gần nhà máy người gửi hàng vẫn chưa tốt vì rất nhiều cầu bị hư hỏng tại đó. Chúng tôi sẽ quay lại lấy hàng cho bạn khi tình trạng ở đó bình thường trở lại.

Do không biết được tình hình sẽ kéo dài đến bao giờ (gãy cầu do lũ lụt), Vngrow hỏi có thể lấy hàng được không. Agent đã phản hồi:

Chúng tôi có thể lấy hàng nhưng lưu ý rằng đường ngập nước và bị hư hỏng do đó sẽ rất nguy hiểm. Vui lòng xác nhận chúng tôi có thể lấy hàng trong tình hình này không.

Không còn cách nào khác phải chờ đợi và để agent India chủ động liên hệ người xuất khẩu lấy hàng ngay khi có thể và may mắn hàng đã được lấy vào ngày 14/07 – Trễ lịch lấy hàng lần 4

Hàng được pickup từ nhà máy người xuất khẩu đến cảng Delhi khoảng 300km nhưng phải mất 4 ngày, đến ngày 18 mới đến Delhi làm thủ tục.

Từ Delhi đến Nava Sheva dự kiến mất thêm 4-5 ngày và thực tế hàng đến Nava Sheva vào 25/07 tức 6 ngày tính từ ngày đi từ Delhi 19/07.

Lô hàng sẽ đi theo lịch tàu:

• Vessel: ONE ARCADIA – VOYAGE: 065E
• Stuffing cut off (Hạn chót đóng hàng): Friday 28 July 2023
• Port cut off (Hạn chót hoàn thành chứng từ, hạ bãi chờ bốc cont lên tàu): 29 July 2023
• ETD from NHV (Ngày dự kiến khởi hành từ cảng Nava Sheva): 31 July 2023

Song song với thời gian xử lí vấn đề lấy hàng là vấn đề chứng từ của lô hàng.
Người xuất khẩu Ấn Độ không có kinh nghiệm làm chứng từ và thiếu sót rất nhiều.

Các vấn đề khi hàng đến Việt Nam

Từ khi hàng đến cảng cho đến khi hàng cập cảng là 15 ngày nhưng người bán vẫn chưa làm xong C/O form AI và gửi cho ngân hàng.

Khi hàng về đến Việt Nam, Vngrow gặp rất nhiều vấn đề với coloader tại Việt Nam như:

• Báo giá phí EXW charges theo đơn vị là shipment nhưng khi hàng hàng về thực tế thì báo tính lại theo CBM
• Hàng đến ngày 15 mà 17 mới gửi thông báo hàng đến
• Vngrow đã yêu cầu thu phí phạt của shipper vì giao hàng trễ và để lỡ lịch pickup 300$ nhưng coloader quên báo agent thu phí.
  Việc thu phí phạt dù là thu hộ thì với agent có năng lực tốt sẽ biết phải thu phí trước khi cung cấp chứng từ cho shipper.
  Coloader đã để agent giao Original bill of lading cho shipper dẫn đến người bán chây ì, không muốn thanh toán phí phạt vì đã nhận đủ chứng từ gốc và lô hàng có L/C. Người bán cũng lơ đi không muốn làm việc tiếp các vấn đề chứng từ với người mua nhưng Vngrow cũng có cách để người bán phải quay lại làm việc khi không có cách nào lấy được tiền từ L/C và phải trả phí phạt 300$.

Dù hàng đã đến ngày 15 nhưng người bán vẫn chưa hoàn thành chứng từ:
– C/O bị sai địa chỉ phải điều chỉnh lại. Tên người xuất khẩu trên invoice thì viết tắt, trên C/O thì viết đầy đủ, địa chỉ trên invoice thì ghi tên đường/huyện/tỉnh, trên C/O thì ghi thêm tên làng/đường/huyện/tỉnh làm chứng từ không khớp nhau.
– L/C phải tu chỉnh để khớp với ngày giao hàng mới, số lượng mới, giá tiền mới

Những vấn đề về chứng từ chỉ mất thời gian để yêu cầu người bán chỉnh sửa và tương đối đã được xử lí. Nhưng có 1 vấn đề nghiêm trọng khác đã phát sinh mà lỗi 100% thuộc về coloader và Vngrow phải ngay lập tức yêu cầu tổ chức họp gấp để có phương án giải quyết.

Hàng đến ngày 15/08, Coloader gửi thông báo hàng đến cho Vngrow ngày 17/08 nhưng đến gần 6 chiều ngày 06 September (06/09) coloader mới gửi mail thông báo cho Vngrow một cách hết sức vô trách nhiệm rằng lô hàng có tình trạng bất thường, bị rách 1 thùng và trong thùng kiểm chỉ có 55 hộp.

Có 2 vấn đề quan trọng trong trường hợp này:

1. Cách làm việc:
   Lô hàng đang trong quá trình chuẩn bị chứng từ để khai báo hải quan. Nếu lô hàng không có vấn đề gì và người bán hoàn thành hồ sơ nhận thanh toán L/C và Vngrow cũng hoàn thành thủ tục hải quan và giao hàng cho người mua. Khi người mua nhận hàng phát hiện thiếu hàng thì bên nào sẽ chịu trách nhiệm.
2. Thiếu hàng:
   Trong quá trình làm việc, Vngrow đánh giá người bán thiếu chuyên nghiệp, làm việc không rõ ràng, không kiểm soát được hàng hoá khi thay đổi số lượng hàng liên tục. Nên khi phát hiện thùng hàng bị rách và chỉ có 55 hộp/thùng Vngrow nghi ngờ về tính chính xác của số lượng hàng hoá.
   – Lô hàng được đóng gói theo quy cách 64 hộp/thùng
   – Thùng hàng phát hiện bị thiếu: 55 hộp/thùng
   – Tổng lượng thùng: 153 thùng
   => Tổng lượng hàng thiếu dự đoán: 9*153 = 1377 hộp
   => Tỷ lệ thất thoát: 1377/9792 ~ 14%

Vngrow đã ngay lập tức tổ chức cuộc họp với coloader để tìm phương án xử lí. 

Lô hàng có phương thức thanh toán L/C nên chủ hàng lúc này đang là ngân hàng, không phải người mua. Do người bán không cung cấp đủ bộ chứng từ cho ngân hàng nên không thể có EDO. Và không có EDO thì kho không giao hàng theo đúng nguyên tắc.

Coloader không đủ năng lực để đưa ra phương án xử lí. Vngrow đã phải hướng dẫn coloader liên hệ master console để tìm phương án mở hàng kiểm tra. Vì master console là người mở cont nên sẽ có video, hình ảnh khi mở cont và họ cũng là người có tiếng nói với kho.

Coloader theo hướng dẫn của Vngrow làm việc với master console thì chỉ được hạ hàng kiểm tra mẫu vài thùng nhưng cách này cũng không chính thức. Không thể dùng kết quả kiểm tra này làm việc với người bán.

Để chữa cháy, Vngrow vẫn đồng ý kiểm tra trước theo phương án này.

Hàng được đóng trong 3 pallet, Vngrow kiểm tra ngẫu nhiên 1 thùng trong mỗi pallet thì ngoài thùng bị rách, 2 thùng hàng còn lại đều đủ hàng.

Dù có kết quả kiểm tra ngẫu nhiên đủ hàng nhưng người mua vẫn còn nghi ngại vì cách làm việc không chuyên nghiệp của người bán, sự hối thúc thanh toán liên tục và một phần vì thời gian giao hàng kéo dài, đã qua mùa cao điểm để bán hàng nên người mua phân vân chưa thể đưa ra quyết định lấy hàng hoặc từ chối nhận hàng.

• Quyết định lấy hàng sẽ chịu rủi ro không biết hàng có đảm bảo chất lượng, số lượng có đủ hay không. Nếu lấy hàng thì ngân hàng sẽ thả L/C cho người bán lấy tiền.
• Quyết định không lấy hàng sẽ chịu rủi ro mất phí vận chuyển, mất chi phí cơ hội cho khoản tiền mở L/C.

Để khách hàng giảm thiểu rủi ro, có thể đưa ra quyết định chính xác, Vngrow đã có những nghiệp vụ xử lí chính quy để kiểm tra hàng trước khi mở tờ khai dưới sự giám sát của hải quan giám sát và có văn bản ghi nhận.

Hình ảnh mở toàn bộ hàng lô kiểm tra từng thùng và hải quan niêm phong sau khi kiểm hàng xong

Biên bản chứng nhận của hải quan giám sát

Sau khi có kết quả giám định kiểm hàng, người bán và người mua vẫn tiếp tục tranh chấp. Vngrow phải điều đình giữa 2 bên, tổ chức meeting on zoom để có quyết định cho lô hàng.

Theo kết quả buổi họp thì người bán đồng ý chiết khấu cho người mua và người mua sẽ thanh toán sau khi nhận được hàng.

Sau khi có thống nhất phương án là lấy hàng, phần việc tiếp theo của Vngrow là điều chỉnh chứng từ để làm thủ tục hải quan và đồng thời ngân hàng cũng phải chấp nhận chứng từ thanh toán cho người bán.

Vngrow xử lí từng bước cho chứng từ lô hàng:

1. Kiểm tra các thông tư về khoản giảm giá, khai báo khoản giảm giá và được hưởng ưu đãi thuế cho khoản giảm giá
2. Khai hải quan nháp theo bộ chứng từ mới thay đổi phương thức thanh toán từ L/C qua TT gửi ngân hàng kiểm tra trước khi truyền tờ khai
3. Làm phụ lục hợp đồng để hợp lệ chứng từ cho việc huỷ bỏ phương thức thanh toán L/C chuyển sang TT và số tiền thay đổi trên hoá đơn được chấp nhận ưu đãi thuế
   Do người xuất khẩu Ấn Độ không có kinh nghiệm nên đã khai báo trị giá lô hàng lên trên C/O Form AI. 
   Ngoài ra, người xuất khẩu Ấn Độ cũng lo lắng việc thay đổi trị giá khai báo hải quan tại nước nhập khẩu khác với trị giá đã khai báo khi họ xuất khẩu sẽ dẫn đến việc họ bị phạt nên quá trình thuyết phục người xuất khẩu tốn nhiều thời gian.
4. Sau khi hoàn thiện chứng từ, Vngrow gấp rút khai báo hải quan để tránh tờ khai vượt quá hạn 60 ngày kể từ ngày hàng đến. Dù khai báo trễ bị phạt vi phạm hành chính nhưng vẫn nằm trong mức độ có có thể chấp nhận.
5. Kiểm hoá và giao hàng: Việc kiểm hoá cũng dễ dàng hơn khi trước đó hải quan giám sát đã kiểm tra hàng thực tế và có biên bản chứng nhận.

Lô hàng đã được thông quan ngày 16/11/2023 và giao cho người mua ngày 18/11/2023

Vngrow đã tóm gọn chi tiết lô hàng nhưng vẫn mô tả đầy đủ nhất có thể để các bạn hiểu được tính chất lô hàng. 
Qua bài viết, các bạn có thể thấy được các bước xử lí của Vngrow không quá phức tạp nhưng quá trình xử lí để có kết quả là một hành trình.
VD: Hàng chưa có lệnh giao hàng – EDO thì làm sao kho cho kiểm hàng? Bạn có thể xử lí ngoài để được mở hàng kiểm tra nhưng việc kiểm tra này không có cơ sở để làm việc các bước tiếp theo.

Trên C/O Form AI người xuất khẩu đã khai báo nguyên giá trị của lô hàng nhưng sau khi đàm phán thì giá trị lô hàng sẽ giảm xuống, vậy số hoá đơn phải giữ nguyên hay thay đổi. Nếu thay đổi số invoice vậy phải thay đổi C/O, 1 số invoice, 1 bill tàu chỉ cấp cho 1 C/O.

Hoặc giữ nguyên C/O có được chấp nhận hay không khi trị giá thay đổi khác với chứng từ gốc.

Vngrow là một công ty forwarder có đầy đủ nghiệp vụ logistics luôn đồng hành cùng khách hàng khi gặp bất kỳ khó khăn hay sự cố nào.

Lô hàng này được xử lí bằng nghiệp vụ tổng hợp của ngành xuất nhập khẩu: mua hàng Quốc tế, thanh toán Quốc tế, vận chuyển Quốc tế, chứng từ.

Bạn có thể tham khảo bài viết của Vngrow hướng dẫn thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm chi tiết:

Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu mỹ phẩm – Vngrow

Vngrow không cạnh tranh về giá vì chúng tôi tin tưởng vào giá trị mà mình mang đến cho khách hàng là xứng đáng. 

══════════════════════
Xem thêm tại:
Website: https://www.dichvuxnk.com/
FB: Dịch vụ logistics, xuất nhập khẩu – Vngrow
Email: contact@dichvuxnk.com – stormhuynh@dichvuxnk.com
Hotline: 0901 40 40 20