Quy trình xuất khẩu hàng hóa

Vngrow mô tả lại quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa chi tiết giúp bạn hiểu rõ phân công công việc, trách nhiệm của các bên trong từng giai đoạn thực hiện một lô hàng.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa

Vngrow sẽ vẽ một sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa và một bảng liệt kê các danh mục công việc, phân chia bên phụ trách để bạn có thể dễ dàng hình dung các công việc sẽ do bên nào phụ trách.

	Công việc	Công ty xuất khẩu	Công ty forwarder
I. Chuẩn bị hàng hóa	1. Chuẩn bị hàng hóa và cung cấp thông tin cho công ty dịch vụ	x
	2. Kiểm tra thông tin hàng hóa, thủ tục xuất nhập khẩu	x	x
	3. Chọn lịch tàu và booking	x	x
II. Giao hàng đến cảng	4. Khai báo hải quan nháp		x
	5. Lấy container từ cảng/ xe tải trống giao đến kho đóng hàng	x	x
	6. Đóng hàng, giám sát		x
	7. Khai báo hải quan chính thức để xem có bấm seal không		x
	8. Khai báo SI => VGM		x
	9. Làm thủ tục hải quan		x
	10. Làm bill tàu		x
III. Vận chuyển Quốc tế	11. Khai báo manifest		x
	12. Theo dõi hàng hóa		x
IV. Giao hàng	13. Kiểm tra lô hàng đã đủ điều kiện thả hàng cho người nhập khẩu hay không	x	x

Chuẩn bị hàng hóa và cung cấp thông tin cho công ty dịch vụ

Người xuất khẩu phải chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng và gửi chứng từ xuất khẩu cho công ty dịch vụ để làm thủ tục hải quan.

Nếu người xuất khẩu là công ty mới, chưa biết làm chứng từ thì công ty dịch vụ có thể hỗ trợ người xuất khẩu làm các chứng từ invoice, packing list và tư vấn HS Code phù hợp với hàng hóa.

Người xuất khẩu hiểu rõ nhất về hàng hóa nên phải cung cấp các thông tin để công ty dịch vụ hiểu tính chất hàng hóa, các thông số sản phẩm, quy cách đóng gói, các điều khoản hợp đồng đã kí kết với người nhập khẩu,… 

Công việc này thuộc tránh nhiệm của người xuất khẩu, công ty dịch vụ chỉ đóng vai trò hỗ trợ.

Kiểm tra thông tin hàng hóa, thủ tục xuất nhập khẩu

Sau khi có chứng từ và thông tin đầy đủ về hàng hóa, công ty dịch vụ sẽ kiểm tra lại một lần nữa về thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam và nhập khẩu tại nước lô hàng sẽ đến cho hàng hóa.

Công việc này được Vngrow thêm vào vì thông thường khi kí kết hợp đồng ngoại thương, công ty xuất khẩu đã biết hàng hóa có thể xuất khẩu nên sẽ không vướng thủ tục hải quan nhưng có rất nhiều trường hợp công ty nhập khẩu cũng không nắm rõ quy định nhập khẩu tại nước họ.

Trường hợp này khi hàng giao đến cảng đích không thể làm thủ tục nhập khẩu được buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy sẽ gây ảnh hưởng lớn đến công ty xuất khẩu. Lúc này sẽ căn cứ theo Incoterm của lô hàng và các điều kiện liên quan để khắc phục.

Để hạn chế trường hợp này bạn nên kiểm tra thêm thủ tục nhập khẩu nếu có thể.

Công việc này thuộc tránh nhiệm của người xuất khẩu và công ty dịch vụ.
Nhưng hiện nay trên thị trường dịch vụ logistics, gần như các forwarder không kiểm tra lại chứng từ mà chỉ thực hiện khai báo theo chứng từ nhận được từ công ty xuất khẩu.

Chọn lịch tàu và đặt chỗ (booking)

Căn cứ theo thời gian giao hàng trên hợp đồng ngoại thương, công ty forwarder sẽ báo giá và cung cấp lịch tàu cho công ty xuất khẩu chọn.

Công ty xuất khẩu chọn lịch tàu phù hợp và báo cho forwarder để booking với hãng tàu.

Trong các tháng cao điểm, bạn nên đặt chỗ trước và sắp xếp hàng hóa cho kịp lịch tàu vì nếu đợi xong hàng mới book tàu thì khả năng cao sẽ không có chỗ, phải đợi lâu và giá vận chuyển cao. 

Công việc booking tàu này thuộc trách nhiệm của forwarder.

Khai báo hải quan nháp

Sau khi có booking confirmation (xác nhận đặt chỗ), công ty forwarder sẽ làm tờ khai hải quan nháp để công ty xuất khẩu kiểm tra trước, tránh phát sinh sai sót khi đóng hàng.

Đây là một công việc làm trước hoặc trong khi đóng hàng. Thông thường các công ty dịch vụ khai báo khi đóng hàng xong để có số lượng hàng hóa chính xác. công ty xuất khẩu có thể kiểm tra và truyền tờ khai ngay.

Tuy nhiên, Vngrow muốn hạn chế sai sót nên sẽ khai nháp trước các thông tin cần thiết, đến khi đóng hàng sẽ chỉ điều chỉnh về số lượng hàng thực tế.

Công việc này forwarder sẽ thực hiện, công ty xuất khẩu kiểm tra lại thông tin trên tờ khai và chịu trách nhiệm về nội dung khai báo trên tờ khai.

Nếu công ty xuất khẩu không có nghiệp vụ về khai báo hải quan có thể yêu cầu forwarder kiểm tra giúp nhưng trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về công ty xuất khẩu.

Lấy container từ cảng/xe tải trống giao đến kho đóng hàng

Theo thông tin trên booking, công ty xuất khẩu và forwarder sẽ phối hợp điều xe đến kho đóng hàng.

Thời gian đóng tốt nhất là 2 ngày trước khi cut off VGM, không tính thứ 7, chủ nhật và ngày lễ.

VD: theo booking thì VGM cut off là 01 Feb 2024 11:59, tức 12h trưa ngày thứ 5. Thời gian đóng hàng tốt nhất là sáng thứ 3 và giao đến cảng trong thứ 3. Vì nếu có kiểm hóa, lấy mẫu kiểm dịch bạn vẫn còn thời gian buổi chiều thứ 3, cả ngày thứ 4 và sáng thứ 5 để xử lí.

Trường hợp VGM Cut off là: 05 Feb 2024 11:59, tức 12h trưa ngày thứ 2. Vậy hàng phải được đóng xong và giao đến cảng trong thứ 6 và tốt nhất là sáng thứ 6. Vì nếu có kiểm hóa, lấy mẫu kiểm dịch bạn vẫn còn thời gian buổi chiều để xử lí hoặc có trục trặc vẫn còn sáng thứ 2.

Có thể bạn thắc mắc nếu cut off vào thời gian như trường hợp trên tại không đóng sớm hơn vài ngày mà mọi việc có vẻ gấp rút?

Đối với hàng xuất, thời gian bạn được nhận cont rỗng trước khi xuất hàng chỉ có 5 ngày, hãng tàu cũng cần thời gian điều phối container nên nếu có yêu cầu lấy container rỗng để đóng hàng sớm bạn có thể phải trả thêm phí lưu container.

Quy trình làm hàng lẻ, đóng hàng bằng xe tải cũng tương tự như vậy. Forwarder sẽ cung cấp lịch trình cho công ty xuất khẩu thay vì hãng tàu.

Với hàng air cũng tương tự như vậy.

Công việc này trách nhiệm lấy cont rỗng/xe tải giao đến kho và chuyển về cảng là của forwarder, đóng hàng là trách nhiệm của công ty xuất khẩu.

Khai hải quan chính thức

Sau khi đóng hàng xong, cả 2 bên sẽ đối chiếu tờ khai nháp, invoice, packing list và điều chỉnh theo số lượng hàng thực tế.

Tờ khai hải quan được công ty xuất khẩu kiểm tra và xác nhận truyền chính thức lên hệ thống hải quan.

Trước khi lấy phân luồng tờ khai, công ty khai báo hải quan sẽ đính kèm toàn bộ chứng từ của lô hàng lên hệ thống.
Vì nếu không đính kèm chứng từ, tờ khai phân luồng xanh sẽ được thông quan ngay lập tức, bạn sẽ không thể đính kèm chứng từ được nữa và lô hàng không hợp lệ, phải sửa tờ khai sau thông quan để bổ sung chứng từ.

Sau khi đính kèn chứng từ, công ty khai báo hải quan sẽ lấy phân luồng và được hệ thống trả về phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ.

1. Tờ khai luồng xanh – Mã phân loại tờ khai 1
   Tờ khai sẽ được thông quan ngay,
   => Bấm seal hãng tàu và cho xe container / xe tải mang hàng đến cảng.
2. Tờ khai luồng vàng – Mã phân loại tờ khai 2
   Bạn cần mang chứng từ đến chi cục hải quan mở tờ khai để hải quan kiểm tra chứng từ và hoàn thành các thủ tục về thuế, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có) mới được thông quan.
   => Bấm seal hãng tàu đối với hàng container, hàng lẻ đi bằng xe tải đến cảng, sân bay thì giao hàng bình thường
3. Tờ khai luồng đỏ – Mã phân loại tờ khai 3
   Hàng hóa sẽ được hải quan kiểm tra hàng thực tế. Bạn sẽ mang chứng từ và hàng hóa đến khu vực kiểm hóa để hải quan kiểm tra hàng và tất nhiên cũng phải hoàn thành các thủ tục về thuế, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có) mới được thông quan.Khi có tờ khai luồng đỏ, bạn sẽ vào website của cảng, sân bay để đăng ký hạ bãi kiểm hóa và đóng phí kiểm hóa online ngay trên website.
   => Bấm seal tạm tại kho (seal mua ngoài hoặc ổ khóa để đảm bảo hàng hóa trong quá trình vận chuyển không bị mất cắp)
   => Sau khi kiểm hóa và thông quan, nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan sẽ bấm seal hãng tàu chính thức. Hàng lẻ đi cảng và sân bay sẽ không có seal.

Khai báo SI, VGM

SI là viết tắt của Shipping Instruction (hướng dẫn vận chuyển), công ty xuất khẩu sẽ cung cấp hướng dẫn cho forwarder hoặc hãng tàu để làm bill tàu.

SI thường được làm trước khi khai báo hải quan do các thông tin để làm SI đã có sẵn. Tuy nhiên, theo Vngrow thì thời gian làm SI cũng tương tự như khai báo hải quan. Nên chuẩn bị trước và khi đóng hàng xong sẽ có nội dung cuối cùng.

Thông tin khai báo SI bao gồm:

• Shipper – Tên, địa chỉ, các thông tin thể hiện trong ô người xuất khẩu trên bill
• Consignee – Tên, địa chỉ, các thông tin thể hiện trong ô người nhập khẩu trên bill
• Notify party – Bên được thông báo khi hàng đến (thường là consignee nên sẽ ghi “Same as consignee”)
  Các trường hợp mua bán 3 bên, hàng có LC sẽ ghi chú khác
• Port of loading – Cảng xuất hàng
• Port of discharge – Cảng nhập hàng (cảng cuối cùng)
• Vessel, Voyage – Tên tàu, số chuyến
• Số container / Số seal
• Description of goods – Mô tả chung tên hàng và 6 số HS Code
• Gross weight – Tổng cân nặng hàng
• Quanity – Tổng số kiện (Theo đơn vị đóng gói cuối cùng) VD hàng ruột xe đơn vị là cái nhưng đóng gói 100 cái/bó. Tổng 100.000 cái thì số lượng khai báo trên bill là 100 bó.
• Loại bill: surrender / telex / seaway
• Freight prepaid / Freight collect: Cước vận chuyển trả trước / trả sau

Bạn không cần quá lo lắng vì thấy có quá nhiều thông tin. Tất cả thông tin trên SI đều chỉ là nhập liệu từ booking và hợp đồng ngoại thương.

SI chỉ là một bảng liệt kê các dữ liệu, không có form mẫu quy định nào. Các công ty forwarder thường có sẵn form mẫu gửi khách là hàng để dễ kiểm tra thông tin, tránh thiếu sót.

Khai báo VGM

Bạn có thể khai báo VGM online trên hệ thống cảng hoặc sân bay. Các thông tin khai báo chỉ cần nhập liệu theo booking.

Làm thủ tục hải quan

Sau khi hàng đến cảng, căn cứ vào phân luồng tờ khai mà công ty xuất khẩu / forwarder sẽ đến cảng làm các thủ tục hải quan.

Tờ khai luồng xanh – Mã phân loại kiểm tra 1

Tờ khai sẽ được thông quan ngay.

Tờ khai luồng vàng – Mã phân kiểm tra 2

Bạn cần mang chứng từ đến chi cục hải quan mở tờ khai để hải quan kiểm tra chứng từ và hoàn thành các thủ tục về thuế, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có) mới được thông quan.

Tờ khai luồng đỏ – Mã phân loại kiểm tra 3

Hàng hóa sẽ được hải quan kiểm tra hàng thực tế. Bạn sẽ mang chứng từ và hàng hóa đến khu vực kiểm hóa để hải quan kiểm tra hàng và tất nhiên cũng phải hoàn thành các thủ tục về thuế, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có) mới được thông quan.

Khi có tờ khai luồng đỏ, bạn sẽ vào website của cảng, sân bay để đăng ký hạ bãi kiểm hóa và đóng phí kiểm hóa online ngay trên website.

=> Sau khi kiểm hóa và thông quan, nhân viên hiện trường làm thủ tục hải quan sẽ bấm seal hãng tàu chính thức.
Hàng lẻ đi cảng và sân bay sẽ không có seal.

Làm bill vận chuyển

Hàng xuất chỉ cần có booking bạn đã có thể khai hải quan. Do đó việc làm bill có thể thực hiện sau khi hàng thông quan.

Thông tin trên bill là những gì bạn đã cung cấp trong SI. Bạn chỉ cần kiểm tra lại thông tin một lần nữa và xác nhận.

Khai báo manifest

Hàng hóa xuất châu Á sẽ do hàng tàu khai báo manifest. Hàng xuất châu Âu khai báo ENS, xuất Mỹ khai báo AMS sẽ do forwarder thực hiện.

Theo dõi hàng hóa

Sau khi lô hàng xuất khỏi cảng, sân bay, quá trình còn lại sẽ do forwarder theo dõi, cập nhật cho công ty xuất khẩu.

Khi hàng đến nước nhập khẩu, forwarder sẽ thông báo cho công ty xuất khẩu (shipper) có cho công ty nhập khẩu lấy hàng không.

Đến đây gần như là trách nhiệm của người xuất khẩu gần như đã hết vì các doanh nghiệp Việt Nam có tập quán mua CIF, bán FOB. Việc bán hàng giao đến cảng người mua là rất ít và giao hàng đến tận kho càng ít hơn.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Quy trình nhập khẩu hàng hóa để hiểu rõ hơn về cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu.

══════════════════════
Xem thêm tại:
Website: https://www.dichvuxnk.com/
FB: Dịch vụ logistics, xuất nhập khẩu – Vngrow
Email: contact@dichvuxnk.com – stormhuynh@dichvuxnk.com
Hotline: 0901 40 40 20